Алгоритм написания письма за 5 минут

Александр Орлов, управляющий партнер Школы менеджеров Стратоплан
Сейчас нахожусь в процессе оформления интервью для сообщества бизнес-аналитиков. Ребята задали интересные вопросы, на которые приходится отвечать развернуто. По сути, получаются небольшие мастер-классы на 5 минут. Возникла идея опубликовать это дело в нашем блоге. Сегодня — о написании писем.
Как вести деловую переписку – так чтобы не прослыть бюрократом, но и не панибратствовать? Основные правила и моветон?
Когда мы работали в Intel, у нас был очень неформальный коллега в Чикаго. Ну, там выпивал пару пива за обедом. Слушал тяжелый рок, водил пикап, приходил на созвоны с собакой, часто употреблял нехорошие слова и все такое. При этом был очень профессиональный и веселый человек.
Он все письма начинал приветствием «Hi gang» («Привет, банда!»). При этом, когда наш питерский коллега однажды так написал, выглядело это неуместно. Ну, какая банда – ты вообще кто? Тебя там никто не знает.
Стиль переписки должен адаптироваться под того, с кем вы общаетесь и в какой роли находитесь. В одних компаниях принято писать «Hi» и обращаться по имени. В других – принято писать «Dear Mr.» и обращаться по фамилии. В третьих – к клиентам обращаются так, внутри общаются иначе.
Если непонятно, как и чего делать, есть простой метод: действуй как опытный товарищ твоего уровня. Посмотри, как он пишет клиентам, коллегам, знакомым ему и незнакомым людям. Примерно так стоит и действовать. Это не значит, что если опытный коллега кому-то пишет: «Здорово, Петрович!», то вы можете этому же коллеге написать так же. Петрович он для него, а для вас пока незнакомый хмурый мужчина. Соответственно, обращаться к нему надо так, как ваш опытный товарищ обращается к незнакомым коллегам. Пока вы с Петровичем-то не зазнакомитесь.
Это не на 100% уберет от ошибок и неловкостей. Например, в одной новосибирской компании к пожилым сотрудникам всегда было принято обращаться по имени-отчеству. Потом они влились в американскую корпорацию Х, где принято обращаться «Hi» и по имени. В итоге, появились гибридные приветствия типа: «Hi Yuri Anatolievich». Подозреваю, что американцы сломали голову, пытаясь понять, откуда у русских взялись двойные имена.Но в общем и целом, подход «делай как опытный коллега» работает неплохо. Каждому своя дистанция, свое обращение и свое панибратство. ?
Но это все, конечно, детали. Основной нюанс правильной переписки не в этом. Он в том, что наши письма не читают, на них не отвечают, или отвечают не то, не тогда, не так и т.д. И это реальная проблема. При этом мы все учимся писать минимум десять или одиннадцать лет в школе. Серьезно, на то, чтобы научиться писать, мы тратим очень много времени. И это наш родной язык. Так какого фига?!
Очевидно, есть разница между тем письмом, которое мы практикуем в школе, и тем, что мы пишем на работе. Разница вот в чем. Когда мы на работе пишем кому-либо письмо, мы от этого человека (или сразу группы людей) хотим какого-то ДЕЙСТВИЯ. Чтобы они нам что-то прислали, или ответили, или посоветовали, или еще что-то сделали. А люди лишних действий делать не хотят. У них все было хорошо, и тут вы с вашими запросами… Опять же, куча отвлекающих факторов: ВК, ФБ, другая почта, коллеги, начальник, совещания. Не до вас, в общем.
В свое время довелось побывать на тренинге «Writing For Action», где был предложен неплохой алгоритм написания письма:
1. Поймите, какого физического действия вы хотите от читателя?
2. Укажите действие в теме письма в формате «ДЕЙСТВИЕ + КОЛИЧЕСТВО + СРОК»
Например: Принесите две копии договора до 17:00 10 августа
3. Подумайте заранее, какие вопросы возникнут в голове у читателя по мере чтения письма. Стандартные вопросы:

• О чем это?
• Причем тут я?
• Насколько это важно?
• Что мне нужно сделать?

4. Ответьте на каждый вопрос
5. Подзаголовки – допишите, если ответы на вопросы читателя получились обстоятельными (по абзацу на вопрос). Подзаголовок должен отражать ключевую мысль абзаца.
Например: «Идея нового прототипа нашей системы», «Что скажешь, с точки зрения архитектуры?», «Можем повысить производительность в 5 раз»
Когда человек получает длинное письмо, его глаз пробегает сверху вниз, и нам нужно, чтобы он зацепился за ключевые мысли. А дальше человек вчитается.
6. Подзаголовки можно сделать провокационными. Это дает вирусный эффект и сильно повышает читаемость письма.
7. Можно добавить визуализации – если это к месту, читать письмо станет еще быстрее и легче. Буллеты, выделения стилем и цветом, диаграммы – все можно вставлять. Главное, чтобы стало лучше.
Когда я сажусь писать письмо важному партнеру или нашим студентам – до сих пор периодически использую этот алгоритм. Пункты 2 и 3 – в обязательном порядке.
Если этот алгоритм оказался полезным, смело жмите лайк, share и вот все эти кнопки. Если есть какие-то вопросы, мнения — добро пожаловать в комментарии. Будем рады прояснить то, что осталось непроясненым.
P.S.: В Школе 5.0, которая стартует с сентября, тему написания писем мы будем отрабатывать вместе с другими полезными навыками: создание презентаций, проведение совещаний, конструктивное решение проблем с людьми, прояснение состояния команды, управление процессами формирования команды и т.д. Если это то, что вам нужно — присоединяйтесь:
Школа 5.0: ускорение роста менеджеров